Cuando compras un bien para tu negocio, no siempre puedes deducir todo su coste de una sola vez. Si ese bien va a utilizarse durante más de un año, lo habitual es amortizarlo, es decir, repartir su coste a lo largo de varios ejercicios. Lo importante es diferenciar entre un gasto corriente, una inversión y los bienes de escaso valor.
Te lo explicamos de forma sencilla.
¿Cuáles son los límites de la amortización?
La amortización permite reflejar la pérdida de valor de un bien por el uso, por el paso del tiempo o por su obsolescencia.
En términos contables, la amortización es un gasto que muestra cómo un bien va perdiendo valor con los años. Dicho de manera más simple, es lo que cada ejercicio va «perdiendo» ese ordenador, ese vehículo o esa máquina que utilizas para trabajar. No es una salida real de dinero en ese momento, pero sí se registra como gasto en tu contabilidad y debe contabilizarse correctamente. ¿Para qué sirve? Para reflejar ante Hacienda que ese activo se desgasta o envejece con el uso.
Ahora bien, ¿qué bienes se amortizan? Los que forman parte del inmovilizado y de las inversiones inmobiliarias del negocio. El inmovilizado está formado por los bienes que adquieres para utilizarlos en tu actividad durante más de un año. No se compran para venderlos ni para consumirlos de inmediato, sino para emplearlos en el proceso productivo o en tareas administrativas. Debe tenerse en cuenta que los terrenos y las obras de arte no se amortizan, porque se considera que no se deterioran por el uso de la misma forma.
Algunos ejemplos habituales son un ordenador, maquinaria, una furgoneta, mobiliario de oficina o ciertos programas informáticos. La regla general es que, si compras un bien afecto a la actividad y su vida útil supera el año, no deberías tratarlo como un gasto corriente.
Lo adecuado es registrarlo como inmovilizado e ir amortizándolo de forma progresiva. Aun así, no existe una cifra general única a partir de la cual siempre haya que amortizar.
Hacienda establece un límite económico que sirve como referencia para saber cuándo debe amortizarse obligatoriamente:
– Si el bien cuesta más de 300 euros más IVA, debe tratarse como inmovilizado y amortizarse. Por ejemplo, un teléfono móvil de 1.200 euros no puede registrarse íntegramente como gasto del primer año, sino que debe amortizarse.
– Si el bien cuesta 300 euros o menos, puedes deducirlo directamente como gasto en el ejercicio en que lo compras. Por ejemplo, un teclado de 90 euros o una silla ergonómica de 250 euros pueden tratarse como gasto directo. En este caso existe un límite conjunto de 25.000 euros al año. Para empresas de reducida dimensión, deben cumplirse determinados requisitos si se pretende aplicar una amortización acelerada y llevar todo el importe a gasto en el ejercicio de adquisición.
Esto significa que, si compras un bien nuevo de 250 euros para tu actividad, podrías amortizarlo íntegramente en ese mismo ejercicio. En cambio, si compras un ordenador de 900 euros, lo normal será amortizarlo conforme a las tablas oficiales.
Ahora bien, que algo cueste menos de 300 euros no lo convierte automáticamente en deducible sin más. Debe estar relacionado con la actividad, contar con factura justificativa y estar correctamente registrado.
Tablas oficiales de amortización
Para conocer qué importe puedes amortizar cada año, hay que acudir a las tablas oficiales de amortización.
Algunos ejemplos frecuentes son los siguientes:
Amortización de bienes de escaso valor
Los bienes de escaso valor son una excepción especialmente útil para autónomos y pymes. Como hemos visto, los elementos nuevos del inmovilizado material cuyo valor unitario no supere los 300 euros pueden amortizarse libremente, con el límite conjunto de 25.000 euros anuales.
Por ejemplo:
– Una impresora de 260 euros.
– Una silla de oficina de 170 euros.
– Un pequeño equipo o herramienta de 290 euros.
En estos casos, si se cumplen los requisitos, se puede amortizar el 100 % en el mismo ejercicio.
Por tanto, puedes llevar todo el importe como gasto fiscal a través de la amortización.
Eso sí, hay tres aspectos importantes que conviene recordar:
– El límite de 300 euros se aplica por unidad, no por factura. Si compras 10 sillas de 250 euros, cada silla está por debajo del límite.
– El bien debe ser nuevo. Si compras un bien usado, no se aplica este supuesto concreto de libertad de amortización para bienes de escaso valor.
– El límite conjunto anual es de 25.000 euros. Si se supera esa cantidad, el exceso deberá amortizarse conforme a las reglas generales.
Por tanto, si el bien cuesta más de 300 euros por unidad y va a durar más de un año, lo habitual será amortizarlo según las tablas.
Y si cuesta 300 euros o menos, es nuevo y está afecto a la actividad, puedes amortizarlo de una vez, siempre que respetes el límite anual. La clave no está solo en el precio, sino en saber si lo que compras es un gasto ordinario del día a día o una inversión que acompañará a tu negocio durante más tiempo.
¿Por qué debes tener en cuenta las amortizaciones si tienes un negocio?
Cuando se habla de amortizaciones, puede parecer que estamos ante un simple cálculo contable, pero en realidad tienen una importancia práctica muy relevante.
Para empezar, las amortizaciones se contabilizan como gasto deducible en el IRPF, si eres autónomo, o en el Impuesto sobre Sociedades, si operas mediante una sociedad. Esto quiere decir que, aunque no sean un desembolso que pagues cada año, reducen el beneficio que declaras ante Hacienda.
¿Y por qué te interesa esto? Porque cuanto menor sea el beneficio declarado, menor será la carga fiscal. Si, por ejemplo, obtienes 35.000 euros de beneficio y registras 3.000 euros de amortización, tributarás como si el beneficio fuera de 32.000 euros. Ese es el ahorro fiscal que produce una amortización bien aplicada.
Además, las amortizaciones permiten distribuir el gasto durante varios años. Imagina que compras una furgoneta de 25.000 euros para trabajar. Si pretendieras deducirla por completo en un solo ejercicio, tu contabilidad quedaría distorsionada.
En cambio, amortizarla permite repartir ese coste de una forma más lógica y acorde con el tiempo durante el que vas a utilizarla. Así tus resultados contables serán más estables y más realistas.
Y, además, hacerlo bien ayuda a evitar problemas con Hacienda. Si las amortizaciones están correctamente calculadas y registradas, tus gastos estarán mejor justificados. Pero si deduces de golpe una inversión que debía amortizarse durante varios años, podrías tener dificultades en caso de inspección.
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